Тайм-менеджмент: как эффективно управлять собственным временем

Самый ценный ресурс в нашей жизни – это время. Оно ограничено и невосполнимо. Потерянные деньги можно снова заработать, а потерянное время уже не вернуть. 

У каждого из нас 24 часа в сутках, но одни люди за это время успевают добиваться больших успехов в работе, постоянно развиваться, уделять время своей семье, хобби и здоровью. А другие не успевают ничего. 

Современный руководитель неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Об основах этой науки рассказывает бизнес-тренер по продажам и управлению, бизнес-консультант Ирина Вихарева.

Time management в переводе с английского буквально означает управление временем. Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Возьмем для примера минуту двух разных людей. Первый решает потратить ее на то, чтобы выпить кофе, а второй отправляет кому-то коммерческое предложение и получает выгодный контракт. В обоих случаях это всего лишь минута, а результаты разные.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

- строгий учет времени;

- оптимизация временных ресурсов;

- планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);

- организация мотивации.

Принцип Парето

Один из главных принципов эффективного управления временем – это расстановка приоритетов.  

В 1897 году итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето выявил закономерность, которая заключается в том, что 20% усилий дают 80% результата. Это касается не только временных затрат. 

Компании часто замечают, что 80% своей прибыли они получают от 20% клиентов; что 20% торговых представителей закрывают 80% продаж; на 20% ценности приходится 80% издержек; 80% прибыли приносят 20% сотрудников. Продолжать этот список можно и дальше.

         Вывод прост: определите, выполнение каких задач приносит вам 80% результата, и сосредоточтесь на их выполнении.

Ежедневно определяйте две-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь. При решении конкретной задачи полностью сконцентрируйтесь на ней и не отвлекайтесь ни на что другое.

Для каждой задачи определяйте временной лимит. Вместо того, чтобы сидеть над проектом с мыслью: «я буду работать, пока все не сделаю», попробуйте перефразировать: я выполню эту задачу за три часа».

Ограниченность во времени подталкивает к сосредоточенности и большей эффективности.

Матрица Эйзенхауэра  

Еще один инструмент для определения приоритетных задач и очередности их выполнения – матрица Эйзенхауэра. Ее разработал  34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. По причине своей сумасшедшей загруженности он занимался оптимизацией собственного рабочего графика и списка выполняемых задач.

Матрица президента позволяет разделить все дела по степени срочности и важности на 4 категории:

1 - срочные и важные;

2 - важные, но не срочные;

3 - срочные, но не важные;

4 - не срочные и не важные.

Например, покупатель сообщает руководителю сельхозпредприятия, что с 1 января снижает закупочные цены на молоко. Естественно, руководитель бросает все и начинает быстро искать какие-то решения: пытается провести переговоры с покупателем или найти другого, с более выгодными ценами. Это дело из категории срочных и важных.

Или на предприятии запланировано строительство новой фермы, которое должно начаться в следующем году. Надо подобрать поставщика техники и оборудования. Это дело из категории важных, но не срочных.

Для эффективного тайм-менджмента в первом и втором квадарате должно быть не менее 70% рабочего времени. Причем в первом квадрате должно быть не больше 25%, а во втором - не менее 45%.

Абсолютно все спланировать невозможно, поэтому во втором квадрате никогда не будет 100% времени. Это надо осознавать.

Возьмите лист бумаги, попытайтесь расписать свой рабочий день с шагом в час и понять, чем вы занимались в течение дня. А затем определите, к какому из квадратов относится каждое дело. Потом суммируйте и посчитайте проценты. Если вы понимаете, что перевес в первом квадрате, это может привести к демотивации, потере контроля над ситуацией, сгоранию и внутреннему  нежеланию осуществлять какую-то деятельность. 

    Если вы понимаете, что работаете в авральном режиме, первое, что нужно сделать - пересмотреть свой функционал. Подумайте, что можно вообще исключить, а что делегировать своим подчиненным.

Правильное формулирование целей

 Эффективное планирование, а значит и управление временем  невозможно без грамотного целеполагания. Для этого необходимо четко формулировать основную цель и уметь разбивать ее на более конкретные и локальные задачи.

Существует профессиональный инструмент для правильного формулирования целей. Он называется принцип SMART.

Согласно этому принципу цель должна быть:

- конкретной (Specific);

- измеримой (Measurable);

- достижимой за определенный период (Attainable);

- актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);

- ограниченной во времени (Time-bound).

 Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы. Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Думай на бумаге

Некоторым руководителям мешает эффективно управлять временем постоянный поток людей, которые идут с самыми разными вопросами. Какая уж тут концентрация на приоритетах, если тебя все время разрывают.

Для решения этой проблемы есть метод, который можно условно назвать «Думай на бумаге».

Пришел, допустим, к вам Иван Петрович. Возьмите лист бумаги, уделите визитеру буквально 2-3 минуты, попросите коротко сформулировать вопрос и запишите его. Но не пытайтесь тут же его решать. И так со всеми посетителями. К концу дня ваш список станет очень длинным. Сядьте и расставьте приоритетность записанных вопросов -  что нужно решить прямо сейчас, а что отложить. Это позволяет находиться в информационном потоке компании, но при этом не работать в режиме аврала, когда все горит, и выполнять свою работу  планомерно и качественно.

План действий

Обязательно фиксируйте план ваших дейтсвий. Для этого можно использовать любой удобный для вас инструмент. Это может быть просто список дел, написанный от руки в ежедневнике, или таблица в Гугл-календаре.

Существует ряд инструментов, которые  позволяют сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными. Один из них - диаграмма Ганта.

Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала разбейте ее на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации, заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи этого проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередностью выполнения.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Статья подготовлена журналом "Вятская губерния". Выражаем особую благодарность!